Digitroll sparer fylkeskommune for millioner med ID- porten signeringsløsning

Sparer papir, tid og penger.

Vestfold og Telemark fylkeskommune (VTFK) er i gang med skoleår nr. 2 med effektiv håndtering av elevPC- avtaler. Våren 2021 utviklet Digitroll en webapplikasjon for digital signering og betaling av elevPCer til storfylkets unge håpefulle videregående skoleelever.

Mens skolene tidligere samlet inn skriftlige kontrakter på papir, er det nå en enklere hverdag for fylkets administrasjon for skole. I år som i fjor rapporterer VFTK at de er strålende fornøyd med den tekniske løsningen Digitroll har levert og samarbeidet vi har etablert.

Innhenting av signerte avtaler om elevPC og oppfølging av innbetalinger av leiebeløp var tidligere en stor administrativ kostnad for VTFK. I dag foregår signering og betaling digitalt. Hele elevPC- prosessen blir også enklere å håndtere for elever eller foresatte.

VTFK benytter et Digitroll- utviklet digitalt system for å la elever eller foresatte betale depositum og signere digitale kontrakter. Der det er behov for manuelle kontrakter lastes disse opp etter signering slik at fylket har full kontroll og sikkerhet på alle signerte avtaler. Her er det ingen viktige papirer som ligger gjemt mellom gamle aviser.

Elever og foresatte signerer enten leie- eller låneavtale for PC, og den digitale signeringen gjøres gjennom ID Porten som er innlemmet i webapplikasjonen.

Det er i hovedsak firestore fordeler for fylkeskommunen med denne digitale kontraktsløsningen:

1. Ingen utsendelser av kontrakter i verken skolesekker eller per post, alt hentes og signeres digitalt.
   
   
2. Alle digitalt signerte avtaler flyttes til et internt arkivsystem. Det gir VTFK full kontroll. 
   
   
3. Kontrakten og PCen følger eleven hvis hun/han skifter skole. Dynamikken med dette sparer fylkeskommunen for mye arbeid. 
   
   
4. Høy betalingsgrad ved forfall

Utgangspunktet for den digitale signeringsløsningen er programvareløsningen Umbraco CMS bygget på Microsoft .NET- rammeverket. Inni, over og under Umbraco har Digitroll utviklet høy grad av skreddersydde tilpasninger for kunden. Mekanismer for autentisering og brukerkontroll som ligger i Umbraco benyttes, utover dette er alt annet utviklet spesifikt for å dekke fylkeskommunens behov for publisering av innhold, administrering av brukerne (elever/foresatte) og håndtering av digital signering og betaling.

ID- porten håndterer pålogging og autentisering, og alle skoleansatte med tilgang til kontraktsløsningen logger seg på med AD.

I alt håndterer webapplikasjonen ca. 15 000 aktive brukere (elever), og i disse dager signerer over 6 000 elever ny leieavtale for elevPC i løsningen.

Vestfold- og Telemark fylkeskommune skal skille lag i 2024. Digitroll utvikler derfor nå to separate og identiske ID- porten signerings- og betalingsløsninger til begge fylkeskommunene for levering på nyåret.